Cómo HOLO IT Expense Management devuelve visibilidad y control al presupuesto de TI
Durante semanas, los equipos de TI y Finanzas trabajaron codo a codo, definiendo objetivos estratégicos, acordando cifras, justificando líneas de gasto y proyectando escenarios para cerrar un presupuesto de TI que equilibre eficiencia con ambición.
Tres meses después, el gasto supera 12% lo planificado y todo ese esfuerzo parece estéril.
La falta de visibilidad del gasto cuesta más que dinero
Según Flexera, 84% de las organizaciones lucha por controlar su gasto tecnológico, y más de la mitad proyecta incrementos cercanos al 30% este año.
El problema no es solo cuánto se gasta, sino cuándo y con qué información se toman las decisiones.
- El 44% de los responsables de TI admite no tener visibilidad completa sobre sus costos reales, sobre todo en entornos relacionados con la nube, SaaS y otros servicios externos dispersos.
- En ese vacío se pierden millones: licencias que siguen facturando después de haber sido dadas de baja, contratos que se renuevan sin revisión, aprobaciones que nunca se cruzan con el presupuesto asignado.
- Hasta el 40% de las suscripciones SaaS en grandes empresas están subutilizadas o duplicadas, lo que equivale a desperdicios de ocho cifras al año.
Lo que dispara el sobrecosto no es el gasto en sí, sino la desconexión estructural entre los sistemas que lo registran. Cuando la información no se integra, la visibilidad desaparece: no se pueden cruzar datos, detectar desvíos ni actuar a tiempo.
Los contratos se actualizan en el área Legal, las aprobaciones en TI y los pagos en Finanzas. Ninguno ve el ciclo completo y, por lo tanto, el presupuesto pierde su anclaje con la realidad. Este círculo vicioso resulta en desviaciones que comprimen el EBITDA, retrasan proyectos y erosionan la confianza del board.
HOLO crea trazabilidad de punta a punta en tu presupuesto de TI
La visibilidad no se logra con más reportes, sino con un sistema que conecte los puntos. HOLO IT Expense Management crea ese hilo entre contrato, aprobación y pago, para que cada decisión se conecte con su presupuesto en tiempo real.
Conecta contratos, aprobaciones y pagos en un mismo flujo
Cuando una compra se aprueba en TI, el monto reservado se refleja de inmediato en el presupuesto asignado. Si un proveedor factura más de lo pactado, el sistema lo marca antes del cierre. Y si un contrato está por renovarse, el responsable recibe la alerta antes de que el gasto se ejecute.
Todo sucede dentro de la misma vista, sin depender de planillas ni reconciliaciones manuales.
Anticipa desvíos y muestra alertas en tiempo real
Al conectar contratos, aprobaciones y pagos dentro del mismo flujo, la trazabilidad deja de ser reactiva y se vuelve preventiva. El sistema detecta cualquier desviación antes de que impacte el presupuesto o el EBITDA, y genera alertas automáticas para que cada área actúe a tiempo.
Ese nivel de visibilidad cambia la conversación entre TI y Finanzas: ya no se discuten cifras pasadas, sino decisiones futuras.
Convierte los presupuestos en herramientas vivas de control
Cuando cada decisión queda registrada y cada desvío se detecta a tiempo, la gestión del presupuesto deja de ser un ejercicio de corrección y se convierte en una práctica de control continuo.
Las revisiones con Finanzas dejan de centrarse en justificar cifras y pasan a enfocarse en analizar decisiones y resultados.
El presupuesto deja de ser un documento estático y se convierte en una herramienta viva, que guía el uso del capital y respalda cada decisión con evidencia.
HOLO se adapta al nivel de madurez digital de cada empresa
Muchas plataformas prometen control, pero terminan exigiendo más trabajo al usuario. HOLO IT Expense Management nació al revés: para que la tecnología absorba la complejidad y las áreas vean el resultado, no el proceso.
A diferencia de las suites globales que necesitan meses de configuración y consultoría, HOLO se implementa por etapas, según la madurez digital de cada empresa. No cobra por usuario, no impone flujos estándar y no requiere traducción cultural: habla el idioma operativo de Compras, Finanzas y TI en Latinoamérica.
Su arquitectura modular permite empezar por un frente —presupuestos, contratos o aprobaciones— y conectar el resto cuando el equipo esté listo. Cada módulo se integra con los sistemas existentes, sin romper lo que ya funciona.
Las empresas que usan HOLO reducen semanas de conciliaciones y ganan control real sobre su ejecución presupuestaria. No se trata de ver el gasto cuando ya ocurrió, sino de evitar que se repita el mismo desvío trimestre tras trimestre.
Si quieres comprobarlo con tus propios números
Te mostraremos cómo se ve un presupuesto de TI cuando cada contrato, aprobación y pago se conectan en una solo línea de control.
Si quieres comprobarlo con tus propios números
Te mostraremos cómo se ve un presupuesto de TI cuando cada contrato, aprobación y pago se conectan en una solo línea de control.
FAQ
¿De verdad necesito una herramienta nueva para controlar el gasto de TI si ya tengo un ERP y reportes financieros?
Sí, incluso con un ERP sólido y reportes periódicos, lo que suele faltar no son datos, sino conexión entre ellos. Los ERPs registran pagos, pero no los vinculan con contratos ni aprobaciones; las áreas terminan viendo fragmentos del ciclo. HOLO IT Expense Management unifica esa información en tiempo real, mostrando el impacto presupuestario de cada decisión antes de que se ejecute.
¿No podría simplemente mejorar mis procesos de revisión y control manual?
Podrías mejorar tus procesos de revisión y control manual, pero el problema no es la disciplina, sino la velocidad. Revisar planillas y correos una vez por mes significa detectar desvíos cuando ya están cerrados. HOLO automatiza esa trazabilidad: cada aprobación, contrato o factura se refleja instantáneamente en el presupuesto. El control deja de ser reactivo y pasa a ser parte del flujo de trabajo diario.
¿HOLO no es solo otro software de reportes y dashboards?
No, porque HOLO no muestra lo que pasó; muestra lo que está pasando. Los dashboards tradicionales son estáticos y dependen de consolidaciones tardías. HOLO integra las fuentes —Finanzas, TI, Legal, Compras— para que cada área vea la misma versión del presupuesto y pueda actuar con base en datos actuales, no históricos.
¿Qué tan difícil es implementar HOLO en una empresa grande con sistemas ya consolidados?
Implementar HOLO no implica reemplazar lo que ya funciona. Su arquitectura modular permite integrarlo con ERPs, portales de proveedores o herramientas de aprobación existentes. Se puede comenzar por un solo frente —presupuestos, contratos o aprobaciones— y ampliar gradualmente. En la práctica, las empresas suelen ver resultados en semanas.
¿Cuál es el retorno real de la inversión en HOLO? ¿Cómo se traduce la visibilidad en dinero?
El retorno está en cada decisión que deja de generar pérdidas. Con HOLO, las empresas detectan licencias duplicadas, evitan renovaciones automáticas y alinean aprobaciones con el presupuesto disponible. Eso se traduce en reducciones directas del gasto de TI, mejor uso del capital y, sobre todo, una ganancia más difícil de cuantificar: la confianza de la junta directiva en los números que presenta TI.
