Onboarding de proveedores: Guía para un proceso exitoso + Lista de verificación
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El onboarding de proveedores es un proceso fundamental para la gestión del portafolio de proveedores de una empresa. Este proceso facilita la construcción de una relación sólida con el proveedor, permite la recolección de información pertinente y promueve una colaboración efectiva entre ambas partes.
¿Qué es el onboarding de proveedores?
El onboarding de proveedores es el proceso de integrar a un nuevo proveedor en la empresa. Este proceso incluye la recopilación de información sobre el proveedor, la definición de expectativas y la creación de un plan de integración, es decir, durante este proceso, los proveedores responden preguntas y entregan documentos según lo necesario, mientras reciben orientación sobre los procesos y expectativas de la empresa. Esto permitirá trabajar juntos de forma productiva, reduciendo el riesgo, aumentando el valor de la asociación y la ventaja competitiva de la compañía.
Beneficios de un proceso de onboarding de proveedores
Un plan de onboarding exitoso desempeña un papel crucial en la experiencia general del proveedor. Si no forma parte del enfoque de gestión de relaciones con proveedores de su compañía, probablemente debería serlo. Establecer un proceso fluido para su incorporación ofrece múltiples beneficios:
✓ Mayor eficiencia y rentabilidad: reduce costos, aumenta la productividad y alinea objetivos.
✓ Gestión de riesgos: reduce e identifica riesgos y asegura el futuro cumplimiento, validación y estrategias para proteger su negocio.
✓ Relaciones más sólidas: potenciando asociaciones que garantizan el éxito a través de una incorporación efectiva y una comunicación constante.
✓ Fortalece la marca: empodera la reputación a través de proveedores de alto rendimiento y relaciones sólidas que generen confianza y satisfacción en clientes, accionistas y empleados..
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3 pasos clave para el proceso de onboarding de proveedores
1. Intercambio de información y verificación de documentos
En esta primera etapa del proceso, ambas empresas se conocen mutuamente y se intercambia una gran cantidad de información. Algunos datos son de lectura esencial, mientras que otros pueden simplemente archivarse para referencia futura. Es importante mantener un equilibrio entre el tiempo invertido y los beneficios obtenidos.
Información que se le debe proporcionar a los proveedores:
- Misión, visión y valores de su empresa.
- Código de conducta para proveedores.
- Resumen de la empresa.
- Antecedentes del proyecto, desafíos y objetivos.
Documentación de muestra del proveedor que puede necesitar recopilar:
- Documentación de propiedad de la empresa.
- Información tributaria, formularios y números de identificación.
- Acuerdos de confidencialidad (NDA).
- Pólizas de seguro.
- Certificaciones de diversidad de proveedores.
- Informes de abastecimiento sostenible.
- Subcontratistas, funciones externalizadas y cuartos proveedores.
- Registros financieros/historial crediticio.
- Certificaciones de seguridad.
- Información de cumplimiento normativo.
- Licencias comerciales requeridas.
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2. Alinear personas, procesos y enfoque
La colaboración desempeñará un papel importante en el éxito general de la asociación con el proveedor. Por lo tanto, programe reuniones introductorias cortas e informales entre los actores clave que trabajarán juntos de cerca.
Considere conectar a los interesados de su departamento con sus contrapartes en la organización del proveedor. Por ejemplo, conecte a su representante de cuentas por pagar con el contacto de cuentas por cobrar del proveedor. Recuerde ajustar esta etapa según la importancia y el valor de la asociación. Aunque los actores clave no necesiten reunirse y saludarse por teléfono, haga presentaciones por correo electrónico para asegurar una comunicación clara.
Durante estas reuniones y discusiones, realice preguntas, conozca a la otra parte y planifique su enfoque.
Preguntas clave para la planificación del proceso:
- ¿Quiénes son los principales interesados internos y los contactos del proveedor para su cuenta?
- ¿Qué roles desempeñan y con quiénes interactuarán?
- ¿Quién tendrá acceso a los datos de la empresa?
- ¿Cómo se involucrará el proveedor con los usuarios?
- ¿A dónde deben acudir los usuarios si tienen preguntas?
- ¿Cómo y cuándo se recibirán y reportarán los entregables?
- ¿Quién es responsable de la gestión de cuentas, solución de problemas, soporte, etc.?
- ¿Cómo debería el proveedor compartir actualizaciones e ideas con su equipo?
- Si un miembro clave del equipo se va, ¿quién será responsable de ocupar ese puesto y garantizar que se mantenga el impulso?
3. Establecer expectativas y próximos pasos
El último paso en el proceso de onboarding de proveedores es compartir expectativas y establecer próximos pasos. Esto ayuda a garantizar que ambas partes estén en la misma página y que la relación sea exitosa.
Las expectativas deben ser claras y específicas. Debe incluir información sobre el rendimiento, la comunicación y la colaboración. Los próximos pasos deben ser específicos y medibles. Deben incluir fechas y responsables.
El onboarding de proveedores es un proceso fundamental para la gestión del portafolio de proveedores de una empresa. HOLO puede ayudarlo a administrar el ciclo de vida de sus proveedores de manera exitosa con nuestra plataforma, que automatiza las tareas, centraliza la información y mejora la colaboración. Solicite su demo.
